pickup
仕事の優先順位がつけられない!簡単に出来る優先順位をつける方法!
ばにら営業部長
仕事で優先順位がつけられないから無駄な時間が多いし仕事もできない!

こんなお悩みにお答えします。

あなたはいつも仕事が多くバタバタしていませんか?

それは仕事の優先順位がつけられないからです。

結論から言えば優先順位をつける事で仕事がスムーズにできます

さらに無駄な時間を使うこともなくなり仕事の効率が良くなります。

優先順位は下記の4つの項目に分けることが重要です。

  • 急ぎの重要事項
  • 急ぎの重要ではないこと
  • 急がない重要事項
  • 急がない重要ではないこと

4つに分けることでやることが明確化されます。

仕事ができなかった管理人が出来るようになった方法です。

仕事で優先順位をつける事で出来る人に見えますので具体的に解説します。

仕事の優先順位を4つに分ける

優先順位① 急ぎの重要事項

急ぎの重要事項とはその名の通り「急ぐ、重要な項目のことです。」

これは「重要なことをすぐにすることです」

例えば仕事で上司に重要な書類の作成を指示されたとします。

あなたは自分のやっていた仕事が忙しく後回しにしてしまったらどうなると思いますか?

「そうです。忘れてしまって思い出して慌ててやるハメになります」

上司に頼まれた必須の仕事はめんどくさくても先にやることで忘れずに完了できます。

ばにら営業部長
指示された事や依頼されたことを優先順位①にする事で効率はUPします

ポイントは仕事で必須のことは先にやってしまうことです。

先にやるには優先順位の急ぎの重要事項に設定することです。

仕事の完了時間を予め考えてよほど時間がかかること以外はすぐに取り掛かることが重要です。

すぐに指示された仕事をする事で他の仕事をする時間を作ることができます。

  • 仕事で指示されたことは優先順位①で対処する
  • 仕事の遂行時間を把握して順位付けする
  • めんどくさいことは先にする
  • 前日までに計画を立てて急ぎの重要事項を決める
  • 追加の仕事も優先順位を分ける

計画は余裕を持って作る必要があります。

計画に余裕を持つ事で追加の仕事にも対応出来るため必須です。

計画を立てる時点でギリギリの予定だと追加の仕事が入ったときに対応できません。

優先順位② 急ぎの重要ではないこと

急ぎの重要ではないこととは急がなければならないけど重要度が低いことです。

もっと具体的に言えば会社に提出する書類を夕方の急便に忘れないように午前中にまとめておく事や、

午前中に見積もりを作っておくことなど仕事の忘れられない準備などです。

これは実際には重要なのですが優先順位の中では重要度が低いことです。

重要ではないけど急がなければならない項目を「急ぎの重要ではないこと」に優先順位付けします。

  • 重要度は低いけど早めにする事は優先順位②に入れます
  • 明確にする事で何をしなければならないか分かります。
  • 全ての項目に期限を設定すれば効率は上がります。

優先順位③ 急がない重要事項

これは今すぐではないけど絶対に忘れられない重要なことです。

例えば週末までに書類を作成しておくことや期日までに提出するものなどです。

決して急ぎではないけど重要なことを「急がない重要事項」に入れることで優先順位が明確になります。

  • 急がないけど重要度は高い事は絶対にする必要があります。
  • 遂行する期限が長いだため忘れてしまう恐れがあります。
  • ポイントは期限をはっきりさせる事です。

優先順位④ 急がない重要ではないこと

これはなくても良いように感じましが実は結構重要な項目です。

なぜなら優先順位を実行していく中で途中で内容が変わるものや複合的にしなければならないものなどが発生します。

そうした追加項目やどれにも当てはまらないことは「急がないけどそこまで重要ではないこと」に入れます。

この「急がない重要ではないこと」があることで全ての項目を潰すことが可能になります。

  • 重要度も低く緊急度も低い項目ですが重要です。
  • 期限を伸ばせるものや他人に迷惑がかからない事を入れます。
  • 小さな事でもこの項目に入れる事で忘れずに遂行できます。

優先順位を効率よく実行する方法

優先順位を4つに分けることでやらなければならないことが明確化します。

具体的になにから取り組ものかが明確化すればモチベーションも上がり優先順位ごとに仕事をすることが可能になります。

しかし優先順位は目に見えるようにすることが重要です。

手帳でもスマホでも良いのですが常に意識的に見えるところでチェックしなければなりません。

計画書のように書いていても見なければ意味がありません。

常に見れて意識しなければ忘れてしまうからです。

コツは紙に書いて目に見えることが重要です。

スマホであれば手にとって見えるようにしておくことも必要ですが通知で知らせてくれる設定も必要です。

iPhoneだとリマインダーのリストの中に優先順位の項目を作ります。

時間を決めて通知されることで忘れずに実行することができます。

しかし通知が多過ぎればめんどくさくて見なくなります。

だから目に見えるように紙に書くことも重要です。

最も重要なことは優先順位をつかて実行することです。

まとめ

仕事の優先順位は4つに分けることで明確化されます。

  • 急ぎの重要事項
  • 急ぎの重要ではないこと
  • 急がない重要なこと
  • 急がない重要ではないこと

4つに分けることで何からやらなければならないかが明確化されます。

分ける理由は何からしなければならないかを明確にして遂行するためです。

急ぐ必要性が高いものからする事で時間にも余裕ができます。

急ぐ必要が高い中でも重要なことから先にする事でミスを防ぐことが可能です。

全ての項目には期限を設定する必要があります。

一つの仕事で完了時間を予め考えて時間の中で出来ることを考えて計画を立てれば効率よく仕事を遂行できます。

優先順位は必須ですが大事なことはチェックすることです。

いくら優先順位を決めて書いても見てチェックしなければ意味がありません。

常に見えるところに書いて意識すれば忘れずに遂行できます。

これで今日から優先順位をつけて明確化して仕事に取り組むことが出来るようになります。

Twitterでフォローしよう

おすすめの記事